Van intake naar dossier
Koppel partijen, bewaak termijnen en herken een conflict.
Stappen en transcript
- Dossiers: elk dossier krijgt automatisch een DossierID (prefix, jaar, maand, volgnummer).
- Kies een duidelijke dossiernaam zodat collega’s de zaak herkennen.
- Het dossier G2610001 is aangemaakt. Tabbladen: partijen, toegang, prestaties, termijnen, documenten, e-mails, kosten, billing, derdengelden, incasso, weblinks.
- Wijzigen: rolnummer, kamer, dominus litis — en het eigen veld van het kantoor (rechtsbijstandsverzekeraar).
- Partijen: koppel relaties met hun rol. Eerst de cliënt…
- …dan de tegenpartij. Bij elke partij controleert Advoca op belangenconflicten.
- Controleer zorgvuldig wie cliënt is en wie tegenpartij.
- Termijnen: verjaringen, proceduretermijnen en zittingen — met uur, plaats, herinnering en wie er gaat. Ze staan ook in de agenda.
- Koppel de termijn aan het juiste dossier en noteer een duidelijke omschrijving.
- Drie termijnen. Afvinken vraagt een verantwoording (audit): termijnbewaking is deontologisch kritiek.
- Kosten: boek een kost zodra hij gebeurt. Hij komt vanzelf op de volgende factuur van dit dossier.
- Rolrecht: kies het rechtscollege, het wettelijke bedrag staat klaar (vredegerecht € 50). Een verschot, zonder btw.
- Aangetekende zending: het kantoor kiest zijn prijs; Advoca onthoudt hem voor de volgende keer.
- Twee kosten, "nog te factureren".
- Billing: de ereloonafspraak van dit dossier — per uur of forfait, uurtarief, korting, budget met alarm, btw-regime.
- Facturen van dit dossier gaan naar het facturatieadres, ter attentie van de zaakvoerder.
- Opgeslagen. Dit dossier rekent € 150 per uur, ook al heeft de cliënt € 140: het dossiertarief wint.
- Weblinks: nuttige links bij het dossier.
- Een herkenbare omschrijving helpt de juiste verwijzing terug te vinden.
- Een tweede dossier: de echtscheiding van Elke Janssens.
- We maken een aparte fiche voor deze tweede zaak, zodat de gegevens niet door elkaar lopen.
- Daarna koppelen we de betrokken relaties aan hun rol in het dossier.
- Controleer de partijrol voordat u bewaart: die is van belang voor de conflictcontrole.
- Nu de belangenconflictcontrole. Een week later belt Koen Wouters: hij zoekt zelf een advocaat voor een verkeerszaak…
- We koppelen dezelfde persoon nu als mogelijke cliënt aan een nieuwe zaak.
- Belangenconflict! Koen Wouters is tegenpartij in G2610002. Advoca toont het dossier en voegt hem niet zomaar toe.
- Thomas weigert de zaak. Een bewuste uitzondering zou in de audittrail komen. Het lege dossier verwijderen we.
- Het dossieroverzicht met zoekveld; klik op een DossierID om het te openen.